Interpretaciones no, gracias

Seguro que estás aburrido de leer entradas de blogs y noticias sobre los beneficios de la implantación de un sistema de gestión energética (SGEn). Es posible, que hasta los conozcas en primera persona, porque los ves día a día en tu organización.

Últimamente, algunas organizaciones que ya están certificadas nos comentan que se están encontrando con trabas durante la certificación. Tantas, que hasta se están planteando si les compensa certificarse. Obviamente, algo se está haciendo mal si llegamos a este punto. Es de sentido común que los beneficios sean mayores que las desventajas. Si no, la certificación pasa a ser prescindible.

Huelga decir que este post no va contra los auditores ni contra las certificadoras.

Sólo queremos explicarte en qué consiste la certificación y qué pueden exigirte en la auditoría (y que no).

La certificación es un proceso opcional para la organización. De hecho, muchas empresas deciden implantar un sistema de gestión energética pero no lo certifican.

La certificación aporta muchos beneficios adicionales, pero son tantos que los reservamos para otro post.

Por eso este tema te interesa, porque ya eres un gestor energético nivel pro, y quieres saber qué cosas pueden y no pedir los auditores durante la certificación ISO 50001.

¿En qué consiste la auditoría de certificación?

La certificación se divide en dos fases:

  • Etapa 1: En ella se revisa documentación de forma somera, comprobando que realmente se ha implantado el sistema de gestión energética. Además, se revisa con cierto detenimiento la revisión energética: los usos significativos de la energía, el consumo energético, las fuentes de energía, el listado de oportunidades de mejora… Y se confirma la duración de la etapa 2 de auditoría.
  • Etapa 2: En ella se revisa todo el sistema, no solo con documentos, sino también con entrevistas o visitas a las instalaciones. En esta fase es imprescindible confirmar la mejora del desempeño energético para otorgar la certificación inicial.

Una vez se otorga la certificación, el certificado tiene una validez de 3 años, pero anualmente habrá que pasar una auditoría de seguimiento/vigilancia para, en el cuarto año, volver a pasar la auditoría de renovación de certificación.

El trabajo del auditor consiste en recabar evidencias, que sostengan que el sistema de gestión energética está implantado (para ello se apoyará en los requisitos de la norma ISO 50001) y que hay una mejora del desempeño energético. O sea, el auditor no puede exigir nada que no esté incluido en la norma o, y esto es importante, en los procedimientos internos de la organización. Por ejemplo, la ISO 50001 no dice que tenga que comunicar diariamente el desempeño energético, pero si los procedimientos de la organización así lo dictaminan, debes hacerlo.

Que cosas no deberían pasar en una auditoría de certificación

Por lo tanto, queda claro que no hay nada que el auditor te pueda pedir que no lo refleje la norma o tus procedimientos. Y sin embargo, a veces ocurre.

1- El famoso manual:

Como ejemplo podemos empezar por el famoso “manual”. La norma no incluye el manual por ningún lado. Cierto es que puede ser de gran ayuda durante la auditoría, pero no es un requisito. Así que, si tu organización no lo tiene y no lo considera de ayuda, no tienes por qué generarlo sólo para la auditoría de certificación.
De hecho, nunca deberías crear documentos adicionales con la finalidad de contentar al auditor. Tu sistema de gestión energética es tuyo, y no deberías tener ni un solo documento que no te ayudara a mejorar el desempeño energético de tu organización.

2- Los formatos:

Tampoco son un requisito de la norma, así que, si te gusta usar Word, Power Point o Excel, no dejes de hacerlo. Aunque siempre es recomendable usar el sentido común y ser prácticos. No parece que tenga sentido tener los consumos energéticos en Word, por ejemplo.

3- La calibración:

Otro punto crítico suele ser el tema de la calibración. He visto un armario lleno de termómetros en perfecto estado, solo porque el auditor pedía cada dos años su calibración. Salía más a cuenta comprar un termómetro nuevo calibrado que calibrar uno viejo. Pero, para más inri, el auditor preguntaba por el termómetro de repuesto, no vaya a ser que, en un descuido, este se cayera al suelo y no se pudiera medir la temperatura al día siguiente.

Si la medición no es la de un parámetro crítico de operación, ¿qué sentido tienen esas exigencias? A veces, los auditores tienden a meterse en aspectos relacionados con otros sistemas de gestión, como calidad o medio ambiente, y mezclan requisitos que la norma ISO 50001 no incluye.

Además, la nueva norma ISO 50001:2018 ha eliminado la palabra calibración:

“La organización debe asegurar que el equipo utilizado para la medición de las características más importantes proporcione datos que sean precisos y repetibles. La organización debe conservar la información documentada sobre las mediciones, seguimiento y otros medios para establecer la precisión y la repetición” (6.6 Planificación para la recopilación de datos de la energía: ISO 50001:2018).

También hay auditores que incluso exigen el certificado de calibración del contador de la compañía. Sí, ese por el que pagas religiosamente por su alquiler todos los meses. ¿Pueden exigirme algo así? Aunque es cierto que es una buena idea asegurarse de que el contador aporta una lectura precisa, la calibración del contador general no es un requisito de la norma.

No hay duda de que la recopilación de datos debe ser fiable, pero es obvio que los gastos en calibración no pueden superar los beneficios del sistema. Porque precisamente es ese el punto crítico en el que empezaremos a plantearnos si merece la pena la certificación.

SÍ a las recomendaciones, NO a las interpretaciones

Podríamos contar muchas curiosidades que hemos visto durante auditorías de certificación. Como conclusión general podemos decir que la frase de “cada maestrillo tiene su librillo” no es aplicable para los auditores durante la certificación, ya que debe ser un proceso estándar, libre de interpretaciones.

Por eso, si te ves en una situación similar a las que hemos relatado anteriormente, no dudes en preguntar al auditor el punto concreto de la norma en la que se especifica ese requisito para poder comprobarlo.

Pero no lo olvides. Los auditores tienen una gran experiencia. Debes estar siempre abierto a las oportunidades de mejora que pueda sugerir. La experiencia es un grado y seguro que puede aportar valiosos consejos tras haber certificado previamente a tantas organizaciones.

Seguro que los auditores podrían contar también muchas batallas que se encuentran durante el proceso de certificación: comidas copiosas interminables, muestreos aleatorios que dejan de serlo por causas ajenas a la organización… y un sinfín de aventuras y desventuras que trae consigo el apasionante mundo de la certificación.

GEN Europe puede ayudarte

GEN Europe, además de haber participado activamente en la redacción de la ISO 50001, y en la implantación de sistema de gestión energética en todo el mundo, tiene una amplia experiencia en acreditación de ISO 50001 a certificadoras. La acreditación es el “visto bueno” que obtienen las certificadoras para poder certificar y la garantía de que los auditores son competentes.

Esta combinación de experiencia en los diferentes niveles relacionados con la ISO 50001 nos facilita el dar respuesta a todas las inquietudes de cada organización y adaptar nuestras recomendaciones a las necesidades particulares de cada una de ellas.

Si ya has implantado tu sistema de gestión energética y quieres saber si estás listo para la certificación y asegurarte de que no se te ha olvidado nada, GEN Europe puede ayudarte a través de la realización de una auditoría interna.

Y si estás dudando sobre implantar un sistema de gestión energética o no hacerlo, o sobre certificarlo o no certificarlo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y resolveremos todas tus dudas.

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